Relazione sullo Stato dell’arte del Project Portfolio Management

Il ClubTi Marche ha dato il via alla nuova stagione di eventi con il seminario dal titolo “I nuovi modelli organizzativi e tecnologici a supporto dell’efficienza aziendale. Stato dell’arte del Project Portfolio Management” organizzato nella sede di Assindustria di Ancona giovedì 19 Novembre. Un evento di notevole interesse ha visto raccogliersi oltre 40 presenze tra project managers, controllers, it managers.

Partners d’eccezione sono intervenuti per fare il punto della situazione sul Project Portfolio Management: Mario Presta (Planview), Alessio Meloni (Executive Advisor at Gartner), Tito Simone (WW MIS – Planning & Control Manager), Americo Pascucci (Project Management Institute PMI).

Il Project Portfolio Management come strumento indispensabile per l’efficienza del business

Il Dott. Americo Pascucci del Project Mangement Institute ci presenta il portfolio come una raccolta di progetti o programmi volti ad ottenere una gestione del lavoro più razionale, massimizzando i benefici e limitando i rischi. Condizione essenziale è l’utilizzo efficiente delle risorse ponendo un giusto equilibrio tra progetti innovativi e progetti incrementali. Quando usare il portfolio? Il Project Portfolio Management si usa quando è necessario garantire la governance della gestione dei progetti, programmi e più in generale dell’intera azienda, con l’obiettivo di assicurare e massimizzare l’efficienza del business. In questo senso il PPM si applica per realizzare strategie informatiche e strategie aziendali in base a variabili come la concorrenza, i cicli di vita di un prodotto, i clienti e l’evoluzione di tecnologie informatiche e di comunicazione.

Alessio Meloni, Executive Advisor Gartner ha evindeziato nel suo intervento il processo di maturazione progressiva delle discipline di PPM nelle organizzazioni IT ed i fattori critici per l’introduzione di processi strutturati e strumenti di suppporto disponibili sul mercato. La ricerca Gartner evidenzia come la maturazione nelle discipline di gestione del portafoglio e dei progetti parte da una fase iniziale di immaturità in cui le organizzazioni si focalizzano nel supportare il cambiamento culturale e lo sviluppo della mentalità di gestione strutturata dei progetti, le fasi successive vedono tipicamente l’introduzione progressiva di processi e strumenti in modo bilanciato fino ad arrivare ai livelli di maturità massima in cui gli investimenti aziendali puntano alla integrazione della disciplina di PPM con altre discipline aziendali di governance, architecture e gestione del ciclo di vista del sw e degli asset infrastrutturali. Gli stumenti disponibili sul mercato sono allo stato attuale molto ricchi dal punto di vista funzionale fornendo supporto alla gestione di progetti, programmi e portafoglio di investimenti ben oltre quanto la maggioranza delle aziende sono pronte ad utilizzare. I fornitori più innovativi mirano ad evolvere i propri strumenti per raggiungere la visione integrata tra PPM, Application Lifecycle Management e IT service management, modello integrato definito dalla ricerca Gartner come IT Planning and Control. Inifne sul mercato si evidenzia la maturità di sistemi PPM SaaS (software as a service) che permettono di ridurre al minimo i rischi di implementazione del sistema PPM, tali offerte sono disponibili sia dai vendor tradizionali che da vendor nuovi che offrono unicamente la modalità SaaS.

La Governance come fattore di miglioramento del Business

Mario Presta di Planview presenta il PPM come uno strumento utile a supportare il business, ridurre i costi e mitigare i rischi sottolineando la valenza del PPM come centro di profitto e non come un costo. “Dobbiamo sapere che nella gestione di un progetto i rischi si limitano, non si annullano.” Il PPm è una chiave essenziale per una corretta Governance dell’IT , dei progetti e dell’intera azienda a partire dall’analisi della domanda per arrivare all’obiettivo verificando passo dopo passo l’andamento del project e delle risorse. Parlare di Governance significa ottimizzare il business attraverso il corretto bilanciamento delle strategie rispetto alle risorse coinvolgendo gli attori dell’ IT e della Corporate performance. Per questo Planview parla di approccio integrato secondo una logica di penso-realizzo-gestisco partendo dalla condivisione dell’obiettivo in base alle idee e all’analisi degli investimenti, procedendo con l’esecuzione e valutando poi i risultati di cosa ho ottenuto e se l’ho fatto bene. La Governance in questo senso aiuta ad avere visibilità, efficienza e maturità nella performance, nel supporto alle decisioni, nell’esecuzione e gestione e nell’articolazione delle informazioni.

Le criticità del modello PPM dipendono fondamentalmente da fattori contingenti l’applicazione come processi e procedure e dal fattore umano, ovvero dalla volontà di cambiare e da una più o meno spiccata sponsorship del management nei confronti di questi strumenti.

Case History: adottare PlanView in una Multinazionale

L’evento si è concluso con un case history presentatoci da Tito Simone, Planning & Control Manager di una delle più note multinazionali nel settore lusso/fashion. L’adozione di un sistema Planview è avvenuta gradualmente e in più riprese sia per spalmare i costi su più esercizi sia per favorire il cambiamento fino ad ottenere un unico ambiente per tutte le aziende del gruppo. Il sistema Planview ha permesso di ottenere un focus on budget sia a livello generale sia per il corporate e ogni singola divisione, un focus on services, un focus on projects e un focus su nuovi investimenti. I maggiori benefici si sono ottenuti nella gestione di un budget continuo, nella visione focalizzata, nella comunicazione, nella chiusura anticipata dell’anno e in una più veloce simulazione dei budgets per futuri investimenti e tagli da effettuare.

L’utilizzo del Project Portfolio Management non riguarda soltanto grandi aziende ma anche medio-piccole. In questo senso la realtà italiana vede una richiesta dei sistemi PPM quasi esclusivamente per la gestione dei progetti e di rado per una gestione strategica in prospettiva futura. In questo senso è stata evidenziata la crescente diffusione dei sistemi Saas che permettono di personalizzare gli strumenti in base alle esigenze, riducendo inoltre i costi considerevoli di un’applicazione del sistema PPM per intero.

Le foto dell’evento

Il programma dell’evento

Presentazioni (area riservata ClubTi Marche):

Americo Pascucci, Project Management Institute (PMI)

Mario Presta, Professional Service Manager Planview

Tito Simone, WW MIS – Planning & Control Manager

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